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淺談當好實習組長應做到“六個學會”

發布時間：2015-09-29 來源：

2015-07-22 來源：國家注冊審核員網

本文從加強審核組長隊伍素質建設的高度，結合學習GB/T19011-2013《管理體系審核指南》（以下簡稱標準）和聯系審核組長實踐經歷，圍繞如何當好實習組長這一主題總結撰寫感悟和體會，探討了“六個學會”必備知識技能和有效途徑。文章主要從學會溝通、文件審查、編制審核計劃、主持開好首末次會議、編制審核報告和做好審核后續活動這六個方面進行了探討。

根據公司要求，實習組長級審核員，應在組長級審核員的的指導下擔任組長。實習組長經歷，既是勝任審核組長的必經階段，也是晉升組長級審核員的必備條件。本人從2014年3月份開始擔任實習組長的，已完成十余次審核組長任務。在這一實踐過程中，我逐步加深了對相關文件的學習掌握，也不斷了解熟悉了審核組長的職責、工作程序和相關規定要求。下面就如何當好實習組長這一主題談幾點粗淺的認識和體會，概括起來就是“六個學會”。

一、要學會有效溝通，這是審核組長必須掌握的基本學問

學會有效溝通，既是實習組長的職責所系，也是一項基本功。溝通是交流信息、獲取新知、統一思想、協調行動、化解矛盾、推動工作的重要方式和橋梁。溝通的過程也是不斷學習、增長知識才干的過程。良好順暢有效的溝通，對于實習組長來說至關重要。從審核實踐看，實習組長應主要學會三個方面的溝通技能。

一是與審核委托方的有效溝通。從接到審核任務書開始，到完成本次審核任務的整個過程中，按照程序規定要求并結合工作實際，應抓住以下四個重要環節和時機進行有效溝通：（1）就查看任務書中有關內容信息和安排等問題與審核委托方進行溝通。審核任務書是實施審核的基本依據。了解掌握任務書內容、搞清基本信息，是實習組長首先要做的。如受審核方信息、審核時間、審核組成員組成、審核范圍及專業代碼、刪減情況、文審要求等方面，或有疑問，或有不夠準確的情況，應主動與審核方案管理人員溝通，以進一步核實確認。（2）就查收審核案卷材料及準備工作文件時與審核委托方進行溝通。接到審核委托方發來的審核案卷材料，如發現對策劃和實施審核任務還不夠充分，可按規定與審核委托方溝通、索要受審核方質量管理體系文件及有關資料。對于剛剛擔任實習組長的人來說，還應與審核委托方溝通并下載審核工作文件電子版最新格式文本。值得注意的是，下載電子版時應確認審核的類型、版本和配套工作文件，防止在這方面出現差錯，帶來不必要的返工更改。（3）就編制審核計劃與審核委托方進行溝通。根據公司規定，審核組長編制完審核計劃，需報公司質量保證部審核批準后方可發送給受審核方。在送審過程中，如有不妥之處，需通過溝通修改審核計劃，以符合規定要求。（4）就審核過程中出現異常或疑難情況與審核委托方進行溝通。在審核進展中，如發現重大的或緊急的風險，超出審核范圍需引起關注的問題，或因特殊情況無法正常進行審核的問題，或需要改變審核范圍的任何情況等，都要和審核委托方進行溝通，征得答復意見后作出妥善處理。作為實習組長，應主動和審核委托方進行溝通，這就是一個最佳的學習機會，可以尋求和接受審核委托方的直接幫助和指導，解決實習組長由于不懂、不會和經驗不足等原因可能遇到的疑難和困惑，有利于盡快適應崗位要求。

二是與受審核方的有效溝通。這是審核組長的重要職責之一，也是作為實習組長要把握好的重要環節。審核工作，是要為受審核方提供有價值的認證服務，而搞好溝通就是重要的前提和保證。從擔任審核組長的實踐看，與受審核方溝通應把握六個要點：1.接到審核任務后應與受審核方初步溝通。標準6.2.2“與受審核方建立初步聯系”條款明確規定了審核組長應與受審核方就審核的實施進行初步聯系的方式和目的等10項要求。作為實習組長應圍繞落實這些規定要求，搞好與受審核方的初步溝通，至少要做到“七個弄清”：即弄清與受審核方的聯系渠道；弄清受審核方注冊地、辦公地、科研生產地及多場所情況；弄清審核范圍及認證產品的研發、生產和服務情況；弄清管理層和組織機構的規模、設置及變化情況；弄清質量手冊、程序文件的有效版本及變化情況；弄清與受審核方的活動和產品相關的適用的法律法規要求；弄清受審核方辦公、科研、生產作息時間及接受審核的準備情況等。2.文件審查時應與受審核方溝通。比如文審中，有時需要與受審核方溝通索要相關體系文件或提供電子版文件；有時需要與其溝通提出文件修改要求，并約定修改完成時限；有時受審核方因對修改意見不明白、不理解，往往會進行反復溝通詢問和確認，作為實習組長需要做耐心解答。3.編制審核計劃時應與受審核方溝通。審核計劃中涉及到受審核方的場所、刪減、部門、分工、產品、活動、時間以及相關安排情況，都要通過與受審核方溝通進一步確認。編制好的審核計劃發送受審核方后，也要通過溝通征求意見。如需修改，可協商達成一致。4.審核組進駐審核現場前后應與受審核方溝通。溝通包括審核員交通方式、到達時間、住宿地點、后勤安排、向導配備及其他審核資源的配備等內容。實踐證明，溝通越詳細，對審核越有利。 5.審核過程中遇到異常情況時和末次會議前應與受審核方溝通。如，審核中發現重大風險問題、遇到爭執或疑難問題、需要改變審核范圍的問題等，都應主動、認真地與受審核方進行溝通；對審核中開具的不符合項，應與受審核方進行溝通，明確事實證據，得到受審核方的確認；末次會議前，應按規定將審核情況與受審核方領導層成員進行溝通，這種溝通應是正式的情況通報，也是為末次會議的召開統一思想做好準備。6.在審核后續活動中應與受審核方溝通。主要內容是針對糾正措施的實施和有效性驗證等情況，與受審核方溝通，明確整改完成時限和要求，促其持續改進，以達到審核或增值服務的目的。

三是與審核組成員的有效溝通。事實證明，完成好一次審核任務，不僅需要審核組長稱職能干，而且需要審核組每位成員都能齊心協力、各盡其能。一個審核組的組成，可能有不同類型的成員，成員的經歷、學識、年齡、地域、專業可能都不相同。要讓這一臨時組建的小團隊能夠團結協作，確保審核任務的圓滿完成，就需要審核組長具備一定組織協調和領導的藝術。作為實習組長一定要學會與審核組成員之間的有效溝通，處理好與不同類型審核成員之間的關系，這個方面尤為重要。1.要搞好與組長級審核員的溝通，做到虛心求教。根據公司要求，實習組長級審核員，應在組長級審核員的的指導下擔任組長，獲得管理和領導審核組的知識和技能的經歷。一般情況下，由實習組長帶領的審核組，都應配備組長級審核員做組員以幫助和指導其工作。所以，凡是組內配備組長級審核員時，實習組長一定要抓住這個最好的學習機會，主動接受組長級審核員的指導，特別是在編制審核計劃、討論審核發現、作出審核結論等問題上，要虛心請教；遇到拿不準或不熟悉、不明白的問題，要多問一問；對于審核中出現的一些應急情況，要及時聽取處置意見。就如何做好審核組長工作，組長級審核員都有切身的體會和豐富的經驗，多學多問就會多受益。2.要搞好與專業審核員的溝通，做到發揮其專業特長、承擔專業部分審核。專業審核員具有特定領域的專業知識和技能，他們是審核組的中堅力量。作為實習組長要注重與他們的溝通，組織好由專業審核員對非專業審核員（或缺少本專業的組員）進行專業引導培訓，并填寫好《專業引導培訓記錄》。要按規定要求安排專業審核員在設計、生產、檢驗等部門進行7.1、7.3、7.5.1、7.5.2、7.5.6、8.2.4等專業條款的審核，并認真聽取他們對該審核領域行業特定術語、產品技術特性、行業特定過程和慣例等方面的意見，以確保審核的專業性和有效性。尤其是在實習組長的專業不能覆蓋審核范圍的所有專業時，更應如此。3.要搞好與非專業審核員的溝通，做到合理分工、各盡其能。有時審核組可能配備非專業領域的審核員，在這種情況下，除了要組織好專業引導培訓外，主要是安排非專業審核員承擔管理部門和非專業條款的審核。實習組長要通過與非專業審核員的溝通，了解他們的經歷和經驗，以合理安排其工作量。4.要搞好與實習審核員的溝通，做到創造條件、面授指導。審核組中有時可能會配備實習審核員。按照標準要求，“指導和指揮實習審核員”，是審核組長的職責之一，當然也是實習組長的份內之事。通過與實習審核員的溝通，要了解實習審核員的專業領域和實習經歷，為他們創造良好的實習機會和條件。如果審核組內配備了組長級審核員，應該安排實習審核員與其在一起審核；如果配備了多名組長級審核員，應讓實習審核員分別隨同不同的高級審核員進行審核，以利于實習審核員體驗不同的審核風格和技巧。作為實習組長要關注實習審核員的審核見習活動，給予其審核全過程的幫助和指導。5.要搞好與技術專家的溝通，做到引領專業、支撐審核。技術專家是向審核組提供特定專業知識和技術的人員。按規定要求，技術專家應安排在非專業審核員審核專業部門和條款時，對其提供幫助和技術支持。特別是對審核范圍內的產品/服務特點、主要實現流程、關鍵（特殊）過程、主要質量控制點和關鍵設備及相關法律法規等方面的知識和技術問題，要主動請技術專家進行介紹和引導，聽取其意見建議，并請技術專家在與專業有關的不符合報告上簽署意見。到目前，在我擔任審核組長的經歷中，還未遇到過配備技術專家的情況，但在我參加過的審核經歷中曾經和技術專家合作過，每次都受益匪淺。

總之，作為實習組長與審核組成員的溝通，要抓住重點環節和時機，一般來說，審核組在審核現場每天審核工作結束后都要進行溝通，小結梳理當天的審核情況，并對下一步審核活動作出部署、提出要求。在審核全部工作基本結束時（即與受審核方領導溝通前），應正式組織審核組成員進行溝通，匯總情況，評審審核發現和開具的不符合項，作出審核結論。做好這一溝通，應是實習組長把握的重點，也是增強審核組長能力的必修課。

二、要學會文件審查，這是審核組長必備的專業技能

所謂文件審查，是指審核準備階段（現場審核活動前）的體系文件評審。文審工作是審核組長的一項重要職責，也是實習組長必須掌握的基本技能。按照標準要求，評審受審核方的相關管理體系文件，應考慮受審核方管理體系和組織的規模、性質和復雜程度以及審核的目的和范圍，了解體系文件范圍和程度的概況以發現可能存在的差距，并應考慮文件中所提供的信息是否完整、正確、一致、現行有效，所評審的文件是否覆蓋審核的范圍并提供足夠的信息來支持審核。也就是說，通過文審，以確定受審核方體系文件與選用的管理體系標準的符合性、一致性、適應性和充分性。因此，作為實習組長在文審工作，應注意把握好以下幾個方面的問題。

一是要把握文件滿足標準要求的完整性。就目前建立、實施質量管理體系的受審核方來說，不論是初審、監審，還是綜合評議、變更范圍審核中需要文審的單位，首先，要看標準中規定必須有的質量管理體系文件是否齊全并滿足要求。其中包括：形成文件的質量方針和質量目標、質量手冊和8個形成文件的程序、33個標準規定的記錄等是否都有，其內容是否覆蓋并滿足了標準要求。對于軍標體系文件來說，應特別關注軍標的加嚴要求是否覆蓋全面無漏項、是否符合標準要求無誤解，這也是文審中需要把握的關鍵點。其次，要查看標準中使用的諸如“規定”、“方法”、“準則”、“計劃”等要求是否根據情況以文件形式表達出來。比如，定期征求顧客對產品質量及其改進意見的制度（5.2），職責、權限的規定（5.5.1），質量管理知識和崗位技能的培訓、考核及持證上崗的規定（6.2.2），設計和開發更改的規定（7.3.7），供方選擇、評價和重新評價的準則（7.4.1），采購產品的驗證準則（7.4.3），獲取和利用顧客滿意信息的規定（8.2.1），過程的監視和測量的規定（8.2.3），質量管理體系年度改進計劃（8.5.1）等，都應編制相關文件，為體系運行提供依據。文審中對于受審核方體系文件更改后重新發布實施時，還應特別關注其保持質量管理體系的完整性問題。

二是要把握標準刪減的合理性。文審中經常會遇到受審核方的質量手冊中有刪減情況，作為實習組長對這一問題應準確把握，認真評審。GJB9001B-2009標準1.2條款中明確規定：“由于組織及其產品的性質導致本標準的任何要求不適用時，可以考慮對其進行刪減。如果進行刪減，應僅限于本標準第7章的要求，并且這樣的刪減不影響組織提供滿足顧客要求和適用法律法規要求的產品的能力或責任，否則不能聲稱符合本標準。”雖然標準中明確了刪減的規定要求和特定條件，但在文審中必須特別關注受審核方刪減的正當理由。要把實際情況搞清楚，查看刪減理由是否表述準確、充分。因為刪減的正當理由是由于組織及產品的“性質”決定的。也就是說因組織的特定產品使其質量管理活動確實不存在某個過程或某項事物，才可進行刪減。比如，我在文審中就遇到過這種情況，某公司只承擔產品的生產加工過程，沒有設計過程，設計圖紙和制造加工規范由顧客方提供，本公司不承擔設計責任，也無權對設計進行更改，就可以對“7.3設計和開發”要求進行刪減。但應注意的是，如果某公司承擔某種產品的研發、生產任務，該公司因不具備設計能力，而將設計過程外包給某科研機構，雖然該公司不直接進行產品的設計和開發，但對產品的研發負有責任，就不能對7.3進行刪減。文審中還要把握一點就是，軍標刪減應征得顧客同意，需提供相關證據。

三是要把握文件規定的一致性。在文審中，要注意文件本身以及相關文件的規定都應該是一致的，不能前后不一或相互矛盾。我在文審過程中就遇到過這樣的情況，對某公司文審時發現兩個文件對同一問題的規定有不一致的情況。如質量手冊5.5.1中規定技術部負責技術狀態管理，而查看職能分配表卻發現將技術狀態管理歸口到了質量部而不是技術部。有的在質量手冊5.4.1中規定對質量目標進行考核評價的時間、頻次，就與“質量目標管理規定”文件中寫的不一致。有的在質量手冊4.1中規定對外包過程評審的責任部門和批準的權限，就與“采購（外包）控制程序”文件規定的不一致等等。對這類問題，應在文審中提出整改要求，否則，在實際工作中無所適從、不宜執行。

四是要把握文件的適宜性。在這方面需要注意的問題主要是，有的受審核方的體系文件沒有針對本單位的而制定。如質量手冊文件照抄標準，沒有解讀落實，沒有明確組織如何做、做什么。有的單位對4.1、7.1、7.4.1、7.5.1、7.5.2、7.5.6、7.7、8.2.3等條款理解不透，描述不清楚。如對組織的管理過程、產品實現過程等描述不清楚；對外包過程、關鍵過程、特殊過程的識別不準確；對采購過程、生產過程、技術狀態管理過程以及過程的監視和測量過程等控制需要策劃哪些東西，需要做哪些工作，也都存在不夠到位的問題。因此，文審中對于這些方面問題，都應要求受審核方做適當的修改和補充完善。

五是要把握文件的有效性。在這方面至少要關注兩點：一個是文件要審簽發放受控。要認真查看受審核方提供的質量手冊、程序文件及相關三層次文件是否有編、審、批，包括技術文件審簽是否手續齊全，是否明確了文件發布和實施的日期，是否有受控章及發放號。另一個是文件要現行有效。要認真查看文件的使用版本和文件中引用的法律法規和國軍標是否為最新的現行有效版本。如果發現不是現行有效版本，應提出識別更換要求，防止使用作廢無效的文件。

六是要把握文審報告的規范性。作為實習組長對這一點尤其要注意。公司規定文件審查報告應使用正規的《質量管理體系文件審查報告》最新版本，如實準確地填寫相關內容；對文件評價及修改意見要寫清楚、寫詳細；如實習組長專業覆蓋不全，還應請審核組內相應專業的審核員確認簽字。受審核方體系文件經文審確認合格后，在審核組進駐現場前需要驗證文件修改是否滿足文審提出的意見要求，查看文件修改的證據、手續是否符合要求，并簽字確認。按照規定，文件審查報告應在審核前（1-2周）提交受審核方，最遲也應隨審核計劃同時發出。需要指出的是，根據公司規定，在審核任務書中雖然沒有要求進行文件審查，但在現場發現受審核方體系文件換版時，實習組長應與公司審核管理部溝通，經確認后補充進行文件審查，并在審核報告中說明情況。

三、要學會編制審核計劃，這是審核組長必備策劃能力的重要標志

審核計劃，是實施審核活動的必備工作文件和基本依據。作為審核組長，從接到審核任務書后，就要考慮如何編制審核計劃。

標準規定：“審核組長應根據審核方案和受審核方提供的文件中包含的信息編制審核計劃。審核計劃應考慮審核活動對受審核方的過程的影響，并為審核委托方、審核組和受審核方之間就審核的實施達成一致提供依據。審核計劃應便于審核活動的日程安排和協調，以有效地達到目標。”事實上，實習組長對審核計劃并不陌生，因為每位實習組長在承擔任務之前都有相當長的一段作為審核員的經歷，每次審核都需要使用審核計劃。但如何編制審核計劃，對于實習組長來說確實是需要更好掌握的一門學問和技能。根據相關規定并結合自己的實踐，我感到，編制審核計劃需做到：信息要充分、策劃要準確、專業要專審、分工要合理、協調要一致。

信息要充分。即編制審核計劃之前，準備工作要做到位，收集和占有的信息要充分、詳實。一是必須拿到審核任務書；二是必須收到審核委托方和受審核方的相關審核資料；三是必須了解、核實清楚受審核方中與審核范圍相關的組織機構設置，審核范圍，產品研發、生產和服務狀況，辦公、科研、生產地址及多現場情況，審核類型、依據及標準刪減等實際情況；四是了解掌握審核組成員組成的情況等。這些方面信息掌握得越充分、越詳細，審核計劃的編制就會越順利、越周密。否則，編制審核計劃就會犯難，無從下手，或因不適用而返工。

策劃要準確。即審核計劃的內容要準確無誤。目前公司規定，編制審核計劃必須使用規范的審核計劃表格，逐一策劃填寫清晰，至少要做到“五個準確”：審核項目編號和審核日期要準確；受審核方名稱、地址、場所及聯系人要準確；審核類型、目的、準則和范圍要準確；審核日程安排和審核部門、時間、內容及條款號要準確；審核組成員信息和分工要準確。審核計劃如果出現不明確、不清楚或漏項的情況，就會影響實施，帶來不必要的麻煩。需要特別注意的是，由于審核的類型不同，編制審核計劃的要求也不同。如初審一階段計劃可參照公司《審核人員手冊》附錄E“QMS第一階段審核計劃樣表”編制；初審第二階段和綜合評議（再認證）審核計劃應覆蓋標準的所有要求、所有條款；監督審核必須包括公司明確規定的必審條款。除了明確規定的必審條款外，每次監審不少于50%的其他條款等。對這些要求，編制審核計劃時都應把握準確。

專業要專審。即策劃審核計劃時，必須安排專業審核員審核專業條款。按照公司規定要求，7.1、7.3、7.5.1、7.5.2、7.5.6、8.2.4為專業條款，審核中應有專業能力支撐。如審核組成員的專業都能覆蓋受審核方認證范圍產品，則審核計劃的策劃相對簡單；如審核組成員專業覆蓋不齊全，就要考慮由專業審核員審核研發部、生產部等部門及專業條款；如審核組成員均為非專業審核員，就必須考慮安排技術專家支持；如一個技術專家需要支持幾個審核員時，也不能安排在同一時間段進行。

分工要合理。即每個審核員承擔的任務量及進展要求要分配合理、策劃有度。不僅對每個審核員審核時間、審核部門和條款要策劃清晰，而且對每個審核員的工作量應大體平衡。如果有的審核員安排審核任務過多、過重，就可能拖延審核時間，導致不能按時完成審核任務。當然，如果分工不合理，也會影響審核組內的和諧氛圍。

協調要一致。即編制審核計劃應確保在審核委托方、受審核方和審核組之間就審核達成一致。編制審核計劃既要送審核委托方審批，又要征求受審核方意見，還要主動聽取審核組成員的意見建議。審核計劃雖然可以根據各方意見和實際情況進行調整修改，但需各方協調一致，確保實現審核目的。

四、要學會主持開好首、末次會議，這是審核組長應具有的組織才能和領導藝術

首、末次會議，是現場審核活動中必經的重要程序。首次會議的主要目的，在于部署審核、確認計劃、提出要求；末次會議的目的，主要是總結審核工作、提出審核發現、做出審核結論。作為實習組長，主持開好這兩個會議，既是組長職責要求，也是對其能力的鍛煉考驗。這方面需要學習的東西很多，但在實際工作中主要應做到以下幾點：

一是把會前工作準備好。首次會議的準備至少要做好以下幾項工作：1.準備好經各方溝通缺定的審核計劃和會議議程，并按計劃時間要求受審核方通知并召集與會人員，做好會場準備2.準備好主持會議發言提綱。可參照公司《審核人員手冊》附錄A。3.準備好首次會議簽到表。4.準備好認證審核公正性聲明和保密承諾書。5.準備好首次會議記錄表等。末次會議的準備至少要做好以下幾項工作：1.末次會議議程和主持會議發言提綱。可參照公司《審核人員手冊》附錄B。2.按計劃要求并根據審核進展情況，提前與受審核方商定做好末次會議相關準備。3.簽署完整的審核報告和不符合項報告，并做好會前溝通確認。4.末次會議簽到表。5.審核公正性聲明和保密承諾書。6.末次會議記錄等。以上這些事項都應提前做好，不能無備開會、打無準備之仗。

二是把會議程序和內容把握好。首、末次會議從一定意義上講，都有固定的程序內容。作為實習組長，雖然有過多次參加首、末次會議的經歷，但親自主持召開首、末次會議，還需很好地熟悉和掌握會議的程序和內容。關于這項工作，除了標準和公司相關文件規定外，審核組長使用的審核工作文件中“首、末次會議記錄”內容里都規定得很清楚，首次會議的內容主要有9項，末次會議主要有8項。其中需要說明的事項不要漏項。會議該走的程序要完成，該確認的事項要確認，該明確的要求要講清楚。

三是把會議時間和氛圍控制好。作為實習組長，控制好會議時間，營造好會議氛圍，也是一項需要學習掌握的領導藝術。按規定首次會議時間一般控制在15--30分鐘。只要能完成首次會議議程，達到部署審核任務、明確計劃要求、統一思想行動的目的，無特殊情況，不要延時。時間拖得太長，就會擠占審核時間，可能會影響審核進度。末次會議時間一般應控制在30分鐘之內，最多也不要超過60分鐘。會上介紹審核結果，提出不符合項整改要求，說明相關事項、審核綜述等，都要簡明扼要。就是最后請受審核方領導講話，也應在會前與受審核方溝通說明主要是表態性講話，不宜過長。作為實習組長，還要把握好首、末次會議的氛圍，既要開得規范、認真、誠懇、和諧，又不能盛氣凌人、制造緊張氣氛。事實證明，開好首、末次會議，既能體現認證審核的嚴肅性和有效性，也能很好地展示公司的形象。

四是把首、末次會議的文件和記錄保留好。實習組長要關注和檢查首、末次會議的簽到表是否簽署齊全，日期、時間是否填寫清楚。檢查會議記錄是否按要求記錄清楚、完整。查看首、末次會議后需要簽字確認的相關文件是否已完成簽署等，防止審核證據缺項。

五、要學會編制審核報告，這是審核組長必備的技能本領

審核報告是在審核組結束現場審核后，由審核組長編制的一份重要審核文件，是對審核任務完成情況的全面總結。作為實習組長應對審核報告的編制和內容負責。根據標準要求，審核報告應主要包括或引用以下內容：審核目標；審核范圍，尤其是應明確受審核方的組織單元和職能單元或過程及審核所覆蓋的時期；明確審核委托方；明確審核組和受審核方在審核中的參與人員；進行審核活動的日期和地點；審核準則；審核發現和相關證據；審核結論；關于對審核準則遵守程度的陳述及其他相關內容等。公司對各類審核報告的格式都有統一的規定和要求，對于實習組長來說，必須熟悉審核報告的格式和要求。在編寫審核報告時應確保規范完整、真實準確、簡明清晰。

1.規范完整。一是要在公司網站上發布的審核工作文件（電子版）中，根據審核的類型選用審核報告規范格式文本。應按要求使用電腦處理系統逐項填寫，不應隨意創建新的格式文件和內容項目。二是報告中每個欄目、每項內容均應填寫完整。如無此項內容應填“無”，有些受審核方沒有多現場情況，沒有刪減情況等，就可在欄內填“無”，不要空白。對于報告中需要說明的問題，要做出說明。對“不符合項情況的描述”一欄中，應注明不符合項所在的部門及條款。三是全面評價質量管理體系建立、運行的情況。即從管理體系、管理職責、資源管理、產品實現、測量分析和改進等幾個方面進行全方位、全過程的評價。尤其是對每一個評價的方面都要考慮到：過程是否被識別并適當規定；職責是否明確；過程程序是否得到實施和保持；在實現所要求的結果方面過程是否有效等。綜合評價應體現完整性、全面性。四是報告簽署要完整，應有全體審核組成員和受審核方領導簽字確認。

2.真實準確。這是對審核報告最本質、最核心的要求。一是要確保審核信息真實準確。包括現場審核時間、審核目的、審核準則和受審核方名稱、地址、認證覆蓋范圍，應根據任務書經現場審核后確認和完善的內容如實填寫，做到準確無誤。二是要確保現場審核發現的體系變化情況記錄真實準確。如文件化管理體系的變更、組織機構的變更、主要領導者的變更等情況，要如實反映出來。尤其是現場審核后確認刪減的條款、認證覆蓋范圍與審核計劃不一致時，應在報告“其他事項”欄中作出詳細說明。三是要確保不符合項填寫真實準確。包括共開具了多少個不符合項、不符合項分類、分布及條款號，都要記載清楚。四是要確保對體系運行成熟度的綜合評價真實準確。對體系運行各方面的評價，均應基于現場審核抽樣證據獲得的審核發現作出客觀公正評價，有據支持，不可主觀臆斷、做無證據支持的評價。五是要確保審核結論真實準確。審核結論是審核組依據審核目的，在匯總、評審審核發現的基礎上對受審核方質量管理體系滿足審核準則程度的評價結果。按照軍友公司目前規定的報告模式，審核結論主要是做好選項判定。如初審一階段審核結論，圍繞是否可進行第二階段審核設置了三種選項；初審第二階段審核結論，圍繞是否同意推薦認證注冊設置了四種選項；監督審核結論，圍繞是否同意推薦保持認證注冊設置了三種選項。作為實習組長，就是要根據客觀公正的有效性評價結果，作出正確選擇判斷，不能模凌兩可地給出多種選擇。

3.簡明清晰。這是標準對編制審核報告的基本要求。審核報告需要按規范的程式內容，使用專業性語言表述清晰、簡明扼要。公司規定使用的審核報告正式文本，是總結吸取多年審核實踐基礎編制而成，不僅滿足了相關標準和行業規范的要求，而且便于審核組長使用。作為實習組長，要想把審核報告編寫得簡明清晰，就是要按報告格式內容，該填空的填空，該選擇的選擇，該說明的說明，該評價的評價。特別是報告中需要對體系運行進行綜合評價一欄，要按提示要求，明確表述思路，覆蓋重要過程，盡量使用概括性、綜合性語言和數字，精煉表述受審核方質量管理體系中管理職責、資源提供、產品實現、監視測量等過程控制滿足要求的程度，簡要評價其體系文件的適宜性和有效性。報告中需要對受審核方提出改進建議，針對性要強，敘述要簡明清晰，不宜長篇大論。

六、要學會做好審核后續活動，這是審核組長履職盡責的特殊要求

現場審核活動的結束，并不意味著審核組長的工作已經結束。作為實習組長，還必須關注和做好審核的后續活動。后續工作做得如何，會直接影響審核任務完成的質量和認真服務效果，仍需引起高度重視。

1.要關注和做好對受審核方不符合項的整改驗證工作。實習組長要督促受審核方對開具的不符合項進行限時整改，并應學會對其整改效果的符合性、有效性進行驗證的技能。一是要充分認識到做好審核后續工作，對增加審核的價值、贏得顧客的滿意，具有十分重要的意義。二是要明確規定整改時限和要求。一般來說，審核報告中已規定了受審核方對不符合項的整改時間應在30天之內，要求受審核方在整改中對不符合項要分析原因、制定糾正措施并實施、經自行驗證合格后，將實施效果及證實材料提交審核組長進行書面驗證。如需現場驗證的，也應在審核報告中規定清楚。需要強調的是，必須要求受審核方使用公司制式的《受審核方不符合項糾正措施報告》表填報。三是要把握好驗證的要點。實習組長接到受審核方提交的不符合項糾正和糾正措施的證明材料進行驗證時，應主要把握五點：（1）查看不符合事實是否糾正，糾正方法是否可接受；（2）查看原因分析是否客觀、準確、可信；（3）查看糾正措施是否具有針對性，是否可接受，實施是否有效；（4）查看整改證據材料是否齊全、簽署完整；（5）對驗證有效、已被接受的糾正和糾正措施，應在《不符合項報告單》驗證欄內填寫“糾正措施有效”的意見。

2.要關注和做好審核案卷資料的整理上報工作。做好這方面的工作，更需要實習組長的用心和細心。公司規定審核組長應在現場審核結束后的38天（含節假日）之內將審核資料（包括相關文件等）交至審核管理部，具體要求可按《審核資料接收管理規則》執行。在實際工作中，實習組長對受審核方不符合項整改驗證完成后，就可對本次審核產生的檔案資料進行整理并上報。具體應把握以下幾個環節：一是自查。按照《審核組長自查記錄》清單，其中包括“現場部分審核文件”11項、“不符合項報告”6項、“審核報告”8項、“監督審核”7項、“再認證/綜合評議”3項、“證書確認表”3項等欄目內容，逐一自查確認。要做到該補的材料要補齊，該做的工作要完成，該作說明的要寫清，特別是需要由受審核方簽字、蓋章的原件，應簽署齊全、完備。二是核準。按照《審核組工作文件》清單，逐一核查、清點每份文件資料和頁數。但具體到每次審核的類型不同，清單內容略有不同，實習組長可按下載的相關審核組工作文件清單核對整理填報。凡是本次審核不涉及的文件材料，可在“備注”欄中說明。三是審簽。按照規定的文件清單進行自查核準后，應分別在《審核管理進程單》（交接表）、《審核組長自查記錄》（清單）、《審核組工作文件》（清單）上分別簽字，并填寫日期。整理好的審核檔案材料可通過快遞或郵寄等方式發送上報。

3.要關注和做好案卷審議中相關問題的澄清和糾正工作。根據公司規定，每個審核案卷材料須經技術委員會審議，對其中發現的問題以《審議/審批記錄》表形式，送達審核組長進行相關的補充、說明工作。作為實習組長接到《審議/審批記錄》表后，應在5日內針對審議中發現的問題進行整改，作出相應的補充和說明，以完善審核案卷、滿足審核任務要求。做好了這項工作，就標志著實習組長已全部完成了本次審核任務的職責和規定要求。

結束語：當好實習審核組長，需要在審核實踐中虛心學習，加強礪煉，領悟規律，不斷豐富和提高審核組長應具備的知識技能與經驗，實現由“必然王國”向“自由王國”的轉變，成為一名勝任擔當的優秀審核組長。

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